Startup vous participez à un salon professionnel : comment organiser son stand ?

Ça y est, vous avez choisi de participer à un salon professionnel. La date approche à grands pas et il vous faut maintenant organiser votre stand afin qu’il puisse répondre parfaitement à vos attentes et attirer des visiteurs. Voici quelques conseils qui vous aideront à bien organiser et décorer votre stand et vous démarquer des autres exposants.

Comprendre comment fonctionne un stand sur un salon professionnel

Un stand se divise généralement en trois espaces bien distincts : l’accueil, la zone d’information et la zone de démonstration. Bien que ce soit assez limité en termes de volume, il vous faudra jouer sur la disposition des mobiliers et des autres accessoires pour donner l’illusion d’un endroit spacieux où les visiteurs pourront circuler facilement. Un stand bien organisé offre dès le premier coup d’œil un schéma de visite simple : l’entrée, l’intérieur du stand et la sortie.

 

Organiser l’accueil du stand

L’accueil est facilement repérable grâce à la borne d’accueil. Ce peut être également un petit comptoir qui indiquerait l’entrée aux visiteurs. Dès cette première étape, le visiteur doit obtenir les documentations d’usage sur les offres ou l’actualité de votre entreprise. Normalement, il faut au minimum deux ou trois hôtesses pour accueillir les visiteurs. Chacune d’entre elles devra initier le contact avec les prospects, disposer des compétences nécessaires pour répondre à chaque question des visiteurs et avoir le sens du relationnel. Cette équipe d’hôtesses aura pour rôle d’orienter les visiteurs vers des interlocuteurs adéquats pour les questions d’ordre techniques. Chose à ne jamais faire : mettre des sièges à l’accueil. Tous les contacts doivent se faire debout et doivent être également fluides. Une interaction rapide et une bonne impression sont de mise pour que l’accueil soit bien organisé.

Organiser la zone d’information

La zone d’information correspond à une partie du stand où vous pourrez recevoir en tête à tête vos visiteurs. Pour cela, il vous faut une table et de chaises confortables. Pour faire bonne impression et donner un aspect plus convivial, n’hésitez pas à mettre des fauteuils tant ce n’est pas trop encombrant. Cette zone est dédiée à la conversation, ce qui fait que vous aurez besoin d’avoir un peu de calme. Vous devez avoir la main mise sur l’éclairage. Bref, rien ne devra déranger les entretiens. Vous donnerez ces consignes à votre équipe.

 

Organiser les démonstrations

Un visiteur de salon professionnel s’attend à découvrir à chaque stand les offres et les produits que propose chaque exposant. La zone de démonstration vous permettra de faire apprécier à vos prospects potentiels votre savoir-faire, la qualité de votre produit. Normalement, cette tâche est à confier aux mains d’un vrai technicien et non d’une hôtesse. À défaut d’une personne dédiée, vous pouvez sans problème exposer le produit en vitrine ou le mettre à la portée des visiteurs pour qu’ils testent sans restriction. Un écran pour lancer le diaporama est toujours la bienvenue pour répéter en boucle votre présentation.

 

L’organisation avec toute votre équipe pendant le salon professionnel

Il faut savoir qu’outre les mobiliers, les accessoires et les supports de communication, votre équipe fait partie du stand lui-même. Ils véhiculeront aussi l’esprit de votre entreprise. Si votre équipe est dynamique, alors les visiteurs auront déjà une bonne impression de votre marque. Il faudra donc, avant le salon, leur assigner les tâches et les objectifs à atteindre. Faites une réunion de quelques minutes chaque matin pour recadrer l’équipe, ensuite refaites une petite réunion pour voir les objectifs atteints. Rappelez à vos hôtesses et à vos vendeurs qu’il ne faudra jamais laisser le stand vide. Chaque visiteur mérite toujours une attention particulière de leur part. En bravant ces deux interdits, vous aurez réellement du mal à transformer vos visiteurs en de vrais clients. Entretenir une relation commerciale requiert un contact permanent de votre part.

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